ChatGPTを会社で使うには？基本の使い方と便利機能をやさしく解説

こんにちは、コマルです。「ChatGPTを会社で使ってみたいけれど、何から、どう使えばいいの？」——今日はその使いこなしを、物知り猫のタイガーと、好奇心旺盛なマルが、便利機能もふくめて整理します。

安全面（会社の情報を入れて大丈夫か）は、ChatGPTに会社の情報を入れて大丈夫？で詳しくまとめています。この記事は「実際にどう使いこなすか」に絞ってお話しします。

その前に：入れてはいけない情報の一線だけ

使い方の前に、これだけは先に。会社の機密や、お客さんの個人情報は、そのまま入力しない——ここだけは最初におさえてください。

マル

ねえタイガー、ChatGPTって会社の仕事にそのまま使っていいの？

タイガー

使えるよ。でも1つだけ先に約束してほしいのが、「お客さんの個人情報」や「社外に出せない資料」を、そのまま貼らないこと。理由と対策は別の記事にまとめたから、そこは読んでおいてね。今日はその一線を守った上で、「じゃあ何ができるの？」を話すよ。

最初に試すなら「下書き」と「要約」

何に使えばいいか迷ったら、成果が出やすく失敗しにくい2つから始めます。

マル

最初は、どんなことに使えばいいの？

タイガー

おすすめは「下書き」と「要約」。お知らせ文やメールの下書きを作ってもらって、人が直して仕上げる。長い資料や議事録を短くまとめてもらう。この2つは効果が分かりやすいんだ。

マル

むずかしい使い方じゃなくていいんだね。

タイガー

いきなり難しいことをさせようとすると、うまくいかなくて「使えない」と感じてしまう。まずは簡単で効果の見えやすい作業から。慣れたら、次に紹介する便利機能で一気に楽になるよ。

毎回の説明が消える：「カスタム指示」と「メモリ」

慣れてきたら、いちばん先に知ってほしいのがこの2つ。「毎回おなじ前置きを打つのが面倒」を、まるごと解決してくれます。

マル

毎回「うちは製造業で、お客さんは中小企業で……」って説明するの、地味に面倒なんだよね。

タイガー

それ、「カスタム指示」（設定のパーソナライズにある「ChatGPTをカスタマイズ」）で解決するよ。「回答は敬語で・結論から・箇条書きで」「うちは◯◯業」みたいな前提を一度書いておくと、以降ぜんぶの会話に自動で効くんだ。毎回の説明がいらなくなる。

マル

一度書けば、ずっと効くんだ！

タイガー

もう1つが**「メモリ」**。会話をまたいで、こちらの好みややり取りの傾向を覚えてくれる機能だよ。オンとオフは設定で切り替えられるし、覚えた内容も見て消せる。**覚えさせたくない単発の相談は「一時チャット」**を使えばいい。

マル

便利だけど、変なことまで覚えられたら困らない？

タイガー

そこは自分で管理できるから大丈夫。だからこそ、会社の機密みたいな「覚えさせたくないこと」は、そもそも入れない——最初の一線がここでも効いてくるんだ。

業務を楽にする、代表的な3つの機能

さらに一歩進むと、ChatGPTには業務を楽にする機能がそろっています。定型業務を型にする「専用GPT」、資料を読ませる「ファイル読み込み」、そして入力を助ける「音声入力」——代表的な3つを押さえておきましょう。

マル

ほかにも、仕事で使える機能ってあるの？

タイガー

3つ紹介するね。1つ目が**「GPTs（マイGPT）」。よくやる定型業務ごとに、指示や資料をあらかじめ仕込んだ"専用のChatGPT"を作れる機能だよ。「議事録フォーマット変換くん」みたいに用途別の窓口を作れる。ただし作るのは有料プランが必要**で、無料だと人が作った既存のものを使うだけになる。

マル

2つ目は？

タイガー

ファイルの読み込み。入力欄の「＋」から、PDFやExcel、画像を読ませて、要約したり数字を抜き出したりできる。長い資料を渡して「3行でまとめて」もできる。ただし、PDFの中に画像として入っている図表は読み取れないことがあるから、大事な書類は結果を確かめてね。

マル

3つ目は？

タイガー

音声入力。マイクに話しかけると、その場で文字にしてくれる。打つのが面倒なときや、移動中に思いついたことを下書きにするのに便利だよ。

プランの選び方：まず無料、本格利用でBusiness

「無料と有料、どっちから？」もよく聞かれます。結論はシンプルです。

マル

無料でも使えるんだよね？　有料にする意味あるの？

タイガー

まずは無料で十分だよ。下書きや要約を試すだけなら無料でも体験できる。「これは使える」と実感してから、有料に上げればいい。個人でしっかり使うならPlus、会社としてメンバーをまとめて管理したいならBusiness（以前「Team」と呼ばれていたプラン）が窓口を一本化できて実務的だね。

マル

いきなり会社契約しなくていいんだ。

タイガー

そう。まず1人が無料か個人のPlusで「効く使い方」を見つけて、それから会社に広げる。この順番が失敗しにくい。本格導入の段階なら、補助金が使える場合もあるよ。

まとめ：小さく試して、便利機能で伸ばす

ChatGPTを会社で使う流れは、「一線（入れない情報）を守る → 無料で下書き・要約から試す → カスタム指示とメモリで手間を減らす → GPTsやファイル読み込みで定型業務を任せる」。難しく構えなくても、この順番で少しずつ広げれば大丈夫です。

安全面の詳細はChatGPTに会社の情報を入れて大丈夫？、社内ルールのひな形は小さな会社の生成AI利用ルールにまとめています。AI活用全体の進め方は中小企業のAI活用、何から始めればいい？、うまく指示するコツはAIへの「任せ方」を設計するをどうぞ。

30分無料相談では、「うちの場合、どの作業から・どの機能を使うと効果が出そうか」を、いっしょに整理できます。「興味はあるけど何から触ればいいか分からない」という段階から、お気軽にどうぞ。

参考：機能の詳細はChatGPTの公式ヘルプ（カスタム指示／メモリ／GPTs／ファイルの読み込み）が最新です。機能やプランは変わることがあるため、利用前に最新の表示をご確認ください。

最終更新：2026年7月28日（カスタム指示・メモリの初期設定と便利機能の節へ拡充・図解2点を追加）

この記事は、みなさんの“困る”を解決する猫の手「コマル」がお届けしました。 「うちの場合はどうなる？」は 30分無料相談 でどうぞ。