最初に入れる1つの業務、候補が複数あるとき何で選ぶか

こんにちは、コマルです。「AIをどの業務から始めるか」を突き詰めていくと、たいてい最後に同じ壁にぶつかります。候補が1つしかないうちは迷いません。困るのは、候補が2つ3つと並んだときです。今日は、その絞り込みに使っている判断チャートを先に見せます。

前提として、頻度が高くて判断が軽い作業を選ぶという最初の絞り込みは、すでに中小企業のAI活用、何から始めればいい？で書きました。今日の話は、その条件を満たす候補が複数残ってしまったときの、もう一段先の絞り方です。

問い1：正解がだいたい1つに決まる作業か

マル

うちだと、経理の仕訳入力と、営業資料づくりと、社内向けの文章づくり……候補が3つくらい浮かんじゃう。全部よく起きるし、そこまで難しい判断でもない気がする。

タイガー

そういうときにまず見るのが、答えの散らばり方だよ。同じ材料を渡したとき、誰がやってもだいたい同じ答えに収束する作業か、人によって形が変わる作業か。

マル

仕訳入力は勘定科目がだいたい決まってるから、前者っぽいね。

タイガー

そう。正解が一つに近いほど、AIの下書きをそのまま採用できる範囲が広い。逆に文章づくりみたいに好みが割れる作業は、直しの手間が毎回発生しやすい。ただしこれだけでは外さないよ。直しが多くても続けたくなる作業なら、次の問いに残していい。

問い2：外に出ない情報だけで完結するか

社外秘や個人情報を含む作業は、入れていい情報の線引きを都度確認する手間が乗ります。候補を絞る段階では、この手間の重さも材料になります。

マル

営業資料って、結局は相手の会社名とか金額とか、具体的な情報を入れないと使えないよね……。

タイガー

そこが引っかかりやすい。固有名詞を記号に置き換えてから相談できる作業は手間が軽いけど、置き換えると意味が消えてしまう作業は、毎回慎重な確認が要る。最初の1つは、なるべく置き換えが利く作業を選ぶ方が続けやすい。

問い3：失敗してもすぐ取り返せるか

マル

仕訳入力を間違えたら、後で税理士さんのチェックが入るから気づけるよね。営業資料の誤字は、送った後だと取り返しがつかないかも。

タイガー

その違いは大きいよ。後工程で誰かの目が入る作業は、AIの間違いに気づける機会がもう一段ある。送ってしまえば終わり、という作業は、最初の練習台には向かない。

決め手：現場が乗り気かどうか

ここまでの3つの問いだけで選ぶと、たいてい「仕訳入力」のような、地味だけど堅い作業が勝ちます。条件のうえでは、たしかにこれが一番無難です。

マル

じゃあ、それを選べばいいってこと？

タイガー

それが、条件だけで決めると外すことがあるんだ。

マル

え、なんで？条件が一番よかったんでしょ？

タイガー

条件は良かったよ。でも毎週触っていて飽きない方を選ばないと、3週目にはもう開かなくなる。成果が見えやすい・リスクが小さいだけでは、続ける理由にはならないんだ。

Comaruの実務ではこう判断している

Comaruが最初に選んだのは、記事の下書きでした。正解の散らばり方でいえば一番割れる候補で、成功が一番見えにくい候補でもあります。それでも選んだのは、毎日触っても嫌にならない作業だったからです。条件のうえで無難だった経理まわりは、後から2つ目の候補として着手しています。先に選ぶべきなのは、条件が良いものではなく、自分が毎日開けるものでした。

マル

最初から全部同時にやろうとしなかったんだね。

タイガー

そう。1つに絞ったから、続いたかどうかがはっきり見えた。複数を同時に始めると、どれが効いているのか分からなくなるから、これも絞り込みの理由の一つだよ。

例外——チャートより優先すること

マル

この3つの問いと決め手さえ通せば、いつでも安心して選べる？

タイガー

1つだけ例外がある。締め切りや繁忙期が迫っている業務は、この順番を無視して先に手を付けていい。判断チャートは「余裕があるときにどれから始めるか」を決める道具で、火が付いている場所を後回しにする理由にはならないよ。

まとめ：条件で外し、気分で選ぶ

候補が複数あるときは、正解の散らばり方・外に出ない情報かどうか・失敗の取り返しやすさの3つで、まず向かない候補を外します。ここまでは条件の話です。最後に残った候補の中から実際に選ぶのは、条件ではなく「続けられそうか」——現場が乗り気かどうかです。

成果が見えやすい候補、リスクが小さい候補は、たしかに安心して勧められます。ただし、それだけで選んだ候補が3週間後も開かれているとは限りません。条件で外して、気分で選ぶ。この順番を覚えておくだけで、候補が並んだときの迷いはかなり減ります。

選んだあとに何を測ればいいかは社内にAIを入れる最初の30日に、そもそもの絞り込み方の基本は中小企業のAI活用、何から始めればいい？にまとめています。小さな自動化の具体例から候補を探したい方は属人化した業務を1つだけAIで楽にするも参考にしてください。

30分無料相談では、「うちの候補、どれから始めるのがよさそうか」を、実際に浮かんでいる候補を聞きながら一緒に絞り込めます。候補が多くて決められない、という段階からお気軽にどうぞ。

この記事は、みなさんの“困る”を解決する猫の手「コマル」がお届けしました。 「うちの場合はどうなる？」は 30分無料相談 でどうぞ。