日報をAIに書かせたら、部下の日報が「見た目だけ」良くなった話

こんにちは、コマルです。先月、こんな相談がありました。「部下の日報をAIで整形させたら、文章はすごく良くなったんですけど、なんだか物足りない気がして……理由がうまく言葉にできないんです」。話を聞いていくと、その違和感の正体は、日報という書式そのものの弱点にありました。

相談のきっかけ——雑な日報を、AIで整えることにした

相談してきたのは、20人規模の会社で部下を数人抱える課長でした。もともと部下の日報は箇条書きが多く、字も雑で、正直読みにくかったそうです。「今日やったこと」「困ったこと」を3行くらいでさっと書いて出すだけの運用で、読み流すだけの日もあれば、忙しくてまったく目を通さない日もあったといいます。

そこで、AIに箇条書きを渡して文章に整形させてから提出する、というルールに変えました。狙いは単純で、「読みやすくして、ちゃんと目を通せるようにしたい」というものでした。

マル

箇条書きのままだと読みにくいから、文章にしてもらう……普通に良さそうな話に聞こえるけど？

タイガー

コマルも最初はそう思ったよ。実際、導入直後の評判はすごく良かったんだ。

導入直後——上司も部下も、しばらくは満足していた

AI整形を始めてから、日報は見違えました。箇条書きだった一文が、きちんとした敬語の文章になり、段落も整い、読んでいて「ちゃんと仕事をしている報告書」に見えるようになったのです。部下側も「打つのが楽になった」と喜び、課長も「前より読む気になる」と満足していました。

マル

これはうまくいったパターンだ！日報が読みやすくなって、みんなハッピーってことだよね。

タイガー

その時はコマルもそう思ってた。でも、しばらくしてから様子が変わってくるんだ。

数週間後——「毎日同じことを書いている気がする」

変化に気づいたのは、課長自身でした。ある日、過去1週間分の日報をまとめて読み返したところ、文章は毎日違うのに、書いてある中身がほとんど同じだと気づいたのです。「順調に進めております」「引き続き対応してまいります」——言い回しは変わっても、具体的に何が起きたか、何に困ったかが、日を追うごとに読み取れなくなっていました。

マル

文章はちゃんとしてるのに、内容が分からないってどういうこと……？

タイガー

そこなんだよ。AIは渡された情報を丁寧に文章化するのは得意だけど、渡されていない情報を足すことはできない。もともと部下が「特に問題なかったです」くらいの一言しか書いていなければ、AIはその薄い中身を長く整えるだけになるんだ。

何が起きていたか——「詰まったこと」が言いにくくなっていた

課長がさらに部下に聞いてみると、もう一つの事情が分かりました。AIに整形させる前提だと、「今日は提案の進め方で迷った」「新人にうまく説明できなかった」といった、うまくいかなかった話を書きにくくなっていたのです。理由は単純で、そうした本音の一言をAIに渡すと当たり障りのない前向きな表現に変換されてしまい、書いた本人も「これで合ってるのかな」という気持ちになる、というものでした。

マル

「詰まった」って書いたつもりが、AIを通したら「着実に対応中」になっちゃうんだ……。

タイガー

そう。悪気があって隠しているわけじゃない。整形という工程を通るあいだに、困りごとのトゲが自然に丸くなるんだ。読む側は、丸くなった文章だけを見て「順調そうだな」と判断してしまう。

どうすべきだったか——整形をやめるのではなく、書式を分ける

ここで大事なのは、「AIで日報を整えるのをやめる」ことではありません。読みやすさそのものは悪いことではないからです。Comaruの実務では、日報のフォーマットを次のように分けています。

1. 事実3行は本人がそのまま書く（「今日やったこと」「詰まったこと・気づき」を箇条書きのまま）
2. AIが手を入れるのは、誤字の修正と体裁の統一だけ。文章として滑らかにする加工はしない
3. 上司が読むのは、整形後の文章ではなく事実3行の欄。整形版は共有用の控えとして残す

マル

整形自体はやめないんだ？

タイガー

やめる必要はないよ。共有のしやすさは大事な価値だから。ただし「事実を薄める加工」と「見た目を整える加工」を同じ工程に混ぜないことが肝心。任せ方を設計するの考え方と同じで、AIに渡す粒度を決めるのは人の役目なんだ。

この分け方に変えてから、課長は「詰まったこと」の欄だけを毎日目を通すようになりました。文章としての体裁は失われましたが、代わりに「今どこで誰が止まっているか」が、以前よりはっきり見えるようになったといいます。

まとめ：読みやすさと、伝わることは別の話

日報をAIで整形すると、見た目は確実に良くなります。しかしそれは、「読みやすくなった」であって「伝わる情報が増えた」ではありません。むしろ、うまくいかなかったことや迷ったことほど、整形の過程で当たり障りのない表現に置き換わりやすく、消えていくのは中身の方です。

対策は「AIを使わない」ではなく、書式そのものを分けることです。事実は本人の言葉で短く残し、整形はあくまで体裁だけに使う。この線引きさえ守れば、AIによる整形は「見た目だけ良くなる」ものから「読む側の負担を減らす」ものに変わります。

同じように打ち合わせの記録をAIに任せるときの注意点は議事録の社外秘ルール、返信メールで似た違和感が出る話はAIが書いたメール、なぜか冷たいと言われる理由にまとめています。AI導入がうまくいかないときの典型パターンは中小企業のAI導入が失敗する5つの型もあわせてご覧ください。

30分無料相談では、「AIを入れたのに何かが物足りない」という感覚を、実際に使っている書式を見ながら一緒に言葉にしていきます。読みやすさと伝わりやすさ、両方を両立させる運用に整えたい方はお気軽にどうぞ。

この記事は、みなさんの“困る”を解決する猫の手「コマル」がお届けしました。 「うちの場合はどうなる？」は 30分無料相談 でどうぞ。