こんにちは、コマルです。先に結論を書きます。総務にAIチャットボットを作る前にやることは1つだけです。よくある質問を1か月記録すること。これだけ済ませれば、ボットが要るかどうかも、要るとして何を教えればいいかも、自然に見えてきます。
「総務、AIで問い合わせ対応を楽にできない？」——そう言われて検索を始めると、多くの人がまずボットの作り方やツール選びにたどり着きます。でも、そこから入ると大抵つまずきます。理由は単純で、ボットに教える中身がまだ手元に無いからです。
ステップ1：記録する場所を1つ決める
メモ帳アプリ、共有スプレッドシート、紙のノート——形式は何でも構いません。大事なのは「ここに書く」と今日決めることです。立派な様式を先に作ろうとすると、それだけで手が止まります。
普段使っているツールに寄せるのが一番続きます。スマホのメモが手に馴染んでいるなら、それでいい。総務が実質1人の会社では、続けやすさが完成度より優先です。
マル
タイガー
ステップ2：聞かれたその場で3つだけ書く
書く項目は「誰が」「いつ」「何を（内容の要約）」の3つに絞ります。項目を増やすと、忙しいときに書けなくなって記録が止まります。
言い回しをきれいに整える必要はありません。「有休、何日残ってるか聞かれた」くらいの粗さで十分です。整えるのは1か月後、数えるときにやればいい作業です。
マル
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ステップ3：1か月間、ただ書き足す
集計や分析はまだしません。期間中にやることは記録を増やし続けるだけです。途中で「この質問は重要度が低いから省こう」と選別を始めると、後で数えたときに実態とズレます。聞かれたことは、種類を問わず全部書きます。
マル
タイガー
ステップ4：1か月たったら、同じ質問をまとめて数える
内容ごとにグルーピングして、件数を数えます。表計算ソフトに書いていたなら、並べ替えるだけで済みます。紙のノートなら、付箋で色分けするくらいで十分です。
マル
タイガー
ステップ5：件数と重なり方で、次の一手を決める
Comaruが実際の記録づけに立ち会って見てきたのは、大きく3パターンです。
- 質問の種類が10個前後で、同じものが繰り返されている → ボットを作らなくても、1枚のFAQで足ります。作って終わりです。
- 種類は少ないのに件数が多く、重なりが強い → ボット化を検討する価値があります。ここまでの記録が、そのままボットに教える元ネタになります。
- 1か月たっても記録がほとんど溜まらなかった → 問い合わせの多さが負担の原因ではない可能性があります。別の切り分けが要ります。
どのパターンか迷ったときは、重い方（ボット化の検討）に寄せて次に進めば安全です。記録さえあれば、後からやり直せます。
マル
タイガー
迷ったら、ここだけ見返す
- 記録の置き場は今日、雑でいいから決める
- 書く項目は「誰が・いつ・何を」の3つだけに絞る
- 1か月は集計せず、ただ書き足す
- 1か月後、種類と件数で3パターンに分けて判断する
- 記録が無いままボットを作らない。教える中身が無いと動かせない
まとめ：ボットは記録の後に決める話
総務にAIチャットボットを、と考えたときに最初にやることは、ツール選びでもプロンプトの用意でもありません。よくある質問を1か月記録することです。件数が少なければFAQ1枚で足り、多ければその記録がボットの教材になります。
順番を逆にすると、質問の種類も件数も分からないままボットを作ることになり、何を教えればいいか手探りになります。先に記録を取っておけば、ボットを作るかどうかの判断そのものが要らなくなることも珍しくありません。
1か月は長く感じるかもしれませんが、記録そのものは1日数十秒の作業です。今日、置き場所を1つ決めるところから始めてください。
AI活用を1つの業務から始める順番については中小企業のAI活用、何から始めればいい？、社内へのAI導入を最初の30日でどう進めるかは社内にAIを入れる最初の30日で詳しく解説しています。ツールから先に入って失敗するパターンは中小企業のAI導入が失敗する5つの理由もあわせてご覧ください。
記録の取り方や、集まった質問をFAQとボットのどちらに落とし込むべきかの判断は、会社によって事情が異なります。30分無料相談では、総務の実際の業務量を伺いながら、記録の項目づくりから一緒に整理します。
この記事は、みなさんの“困る”を解決する猫の手「コマル」がお届けしました。 「うちの場合はどうなる？」は 30分無料相談 でどうぞ。