AI導入は誰が担当する？小さな会社の体制の作り方

こんにちは、コマルです。AI導入の相談で、道具の次によく出るのが「で、誰が担当すればいいんですか」という質問です。

小さな会社に、AI専任の担当者はいません。だから答えは「兼務」になるのですが、誰に兼務させるかで結果がはっきり分かれます。今日は、実際に体制を組むときの考え方を、物知り猫のタイガーと好奇心旺盛なマルの会話で整理します。

マル

担当って、いちばんパソコンに詳しい人でいいんじゃないの？

タイガー

それが、いちばん多い選び方で、いちばんつまずきやすい選び方でもあるんだ。理由が3つあってね。

1. 「詳しい人」に任せると止まる

パソコンに強い人をAI担当にすると、次のことが起きます。

• もともと忙しい——社内のIT関係がすでに集中していて、新しい取り組みまで手が回らない
• 属人化する——その人だけが使いこなし、周りは「よく分からないから聞く」で止まる
• 現場の困りごとと離れる——道具としては正しくても、実際に時間が溶けている作業とズレる

マル

詳しいのに、うまくいかないんだ……。

タイガー

詳しさは、あとから足せるんだよ。使い方は覚えれば身につく。でも「その作業が本当に面倒だ」という当事者の感覚は、あとから足せない。だから選ぶ順番が逆なんだ。

AI活用でつまずく理由をもう少し広く見た話は中小企業のAI導入が失敗する5つの理由に書きました。体制の話は、そのうちの「人」の側面にあたります。 症状から自社の型を見分けたい場合はAI導入が失敗する5つの型へ。 ここで書いた「詳しい人に任せて止まる」は、その型のひとつを人の配置の側から見たものです。

2. 必要な役割は3つ。専任はいらない

体制といっても、組織図を作る話ではありません。必要なのは、3つの役割が誰かに割り当たっていることだけです。

マル

3人必要ってこと？うち、そんなに人いないよ。

タイガー

人数の話じゃないんだ。役割の話。社長が「決める人」と「回す人」を兼ねてもいい。大事なのは、3つとも誰かが持っていること。とくに抜けやすいのが1つ目だよ。

マル

「決める人」が抜けるの？

タイガー

そう。担当者だけ決めて、「どこまで自分で判断していいか」を決めていないケースがすごく多い。そうすると担当者は毎回お伺いを立てることになって、面倒になって、止まる。

3. 担当に向くのは「いちばん困っている人」

では回す人には誰を据えるか。おすすめは、その作業でいちばん困っている人です。

理由はシンプルで、効果を最初に実感するのが本人だからです。実感した人は続けます。続けば型ができて、他の人にも渡せるようになります。

マル

困ってる人が自分で楽になるなら、そりゃ続けるよね。

タイガー

そういうこと。逆に、困っていない人が「上から言われたので」と担当になると、うまくいっても本人の得にならない。だから続かないんだ。

もう一つ実務的な条件があります。文章を書くのが極端に苦にならない人。AIへの指示は結局のところ文章なので、ここが苦痛だと日々の負担になります。逆に言えば、必要なのはこれくらいです。プログラミングの知識は要りません。

4. 兼務で回すための3つの線引き

兼務は「片手間」とは違います。回すために、最低限これだけは決めておきます。

• 時間——週に何時間使ってよいかを決める。曖昧にすると、忙しい週から順に消えます
• 判断の範囲——いくらまでなら自分で契約してよいか、どんな情報なら入れてよいか。ここが決まっていれば、いちいち止まりません
• 報告の頻度——月1回、5分で十分です。報告の場があると「なんとなく消える」が起きません

マル

週に何時間、って決めるの難しくない？

タイガー

最初は週2時間くらいで十分だよ。大事なのは長さより、先に確保してあること。空いたらやる、にすると絶対に空かないからね。

入れていい情報の線引きは、ゼロから考えなくて大丈夫です。小さな会社の生成AI利用ルールにひな形を置いています。実際の進め方は社内にAIを入れる最初の30日にまとめました。

5. 外に頼っていい部分

全部を社内で抱える必要はありません。外に出しやすいのは、次の2つです。

• 立ち上げの設計——どの作業から始めるか、何を測るか。最初の1回だけ外の目を入れると、遠回りを避けられます
• 型づくり——うまくいった頼み方を、他の人が再現できる形に整える作業

逆に、外に出せないのは「どれを選ぶか」の判断です。自分の商売のどこが痛いかは、外からは見えません。ここだけは社内で握ります。

まとめ

• 「詳しい人」を担当にすると、忙しさと属人化で止まりやすい
• 必要なのは決める人・回す人・使う人の3役。人数ではなく役割で、兼務でよい
• 回す人はその作業でいちばん困っている人。技術知識は要らない
• 兼務を回すには時間・判断の範囲・報告の頻度を先に決める
• 外に出せるのは設計と型づくり。選ぶ判断だけは社内で握る

体制といっても、決めることは多くありません。むしろ決めすぎないほうが動きます。AIを仕事の中心まで組み込んだ先の形はAIで分身を持つに書きました。

30分無料相談では、「うちだと誰を担当にするのがよさそうか」を、実際の業務を聞きながら一緒に考えられます。担当者が決まっていない段階からで大丈夫です。

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